Google, Apple, Teslaなどの世界トップ経営者が行う9つの会議の秘訣

突然ですが、今日あなたは仕事で会議やミーティングをしましたでしょうか？その会議は有益な時間だったと言えますでしょうか？私も毎日のように会議をしますが、残念ながら全ての会議が生産的な時間だとは決して言えません。

NTT DATA経営研究所の調査によると、日本の会社において、全体業務に占める会議・ミーティングの割合は15.4％だそうです。9時〜18時まで働いたとして、一人当たり1日約1.4時間が会議の時間に費やされているので、多くの時間が会議に使われていると言えそうです。

同様にアメリカでも会議の時間は膨大です。ビジネスインサイダーの調査によると全米で毎日11億時間が会議の時間として使われているそうです。しかし、その会議は全てが生産的な時間とは言えず、年間で約3兆7,000億円もの損失になっているというから驚きです。

その中でも成長を遂げる企業は独自のやり方で会議を運営し、生産的でクリエイティブな時間にしています。今回は、そんな彼らの効率的な会議の手法を紹介したいと思います。

世界トップ企業の経営者が使うクリエイティブな会議運営の方法

1. シェリル・サンドバーグ（Facebook, COO）

– アジェンダ（会議の予定表）に忠実に進める

マーク・ザッカーバーグの右腕として世界的に有名な彼女は、全ての会議に1冊のリングノートを持って行きます。このノートには会議の議題や進行内容がびっしりと書かれていて、この内容に厳格に沿って会議は進められるのです。フォーチュンの記者によると、会議中に彼女はノートに書かれた一つ一つの項目をくまなくチェックし、全ての行程が完了しなければ会議は終了しないそうです。

2. イーロン・マスク（Tesla, CEO）

– 会議参加者に徹底した準備を要求する

イーロン・マスクは信じられないレベルの基準を会議に求めます。もし社員が会議準備の締め切りを過ぎた場合、有無を言わさず、彼らを即解雇するという噂が立つ位です。ある社員がインターネット上でこんなコメントを匿名で残しています。“イーロンが会議室に入るまでには会議参加者全員が万全の準備をしています。それでも会議中に彼が社員に鋭い質問をし、もしそれにうまく答えられなかった時、周囲は「グッドラック！（次の会社でも頑張ってくれ！）」と心の中で思うのです。

3. スティーブ・ジョブス（Apple, 元CEO）

– 可能な限り小さなサイズの会議をする

彼は大規模な会議を嫌い、いつも最小限のサイズでミーティングを行っていました。なぜなら、会議参加者が多いと様々な意見や考えが交錯し、シンプルで洗練されたデザインというアップルの強みを壊してしまうと考えていたからです。毎週行われる会議でいつも決まって参加していない社員を見つけ出し、丁寧に会議から出ていくように促したという話もあります。また、オバマ大統領からテクノロジーについての有識者会議の打診を受けた時も会議への参加者があまりに多いという理由で依頼を断ったとも言われています。

4. ラリー・ペイジ（Google, CEO）

– 意思決定の為に会議時間を割かない

2011年にCEOに復帰した時、彼は就任後すぐ『効果的な会議の方法』という件名のメールを全社員に送った位、会議にこだわりを持つ経営者です。彼が考える有益な会議手法の一つに、会議での意思決定者を彼が指名するという方法があります。しかしそれ以前に、“意思決定の為に会議を待つ必要はない。もし意思決定に会議が必要な場合は、その会議のスケジュールをすぐその場で決めるべきだ”と彼は言います。

5. マーク・パーカー（Nike, CEO）

– 会議中にいたずら書きをする！？

彼は年間2兆4,000億円もの売上を誇るグローバル企業の経営をするだけでなく、自身で製品デザインも行います。彼は新しい製品のデザインやアイデアが描かれているモレスキンのノートを片手にいつも会議に参加します。2009年、自転車プロロードレーサーのランス・アームストロングがパーカーとミーティングをした時、彼は終止ノートにいたずら書きをしていました。会議の終わりにアームストロングが何を書いていたのかを聞くと、彼はノートを裏返し、完璧にデザインされた靴の絵を見せてくれたといいます。“いたずら書きはブレインストーミングのプロセスをクリアにしてくれ、デザインとビジネスのバランスを保ってくれる。”と彼は話します。

6. ジェレミー・ストッペルマン（Yelp, CEO）

– 社員と個人的に会う

驚くべく事に、彼は1対1のミーティングを直属の部下と毎週行います。“時々、私が会社の心理カウンセラーのように感じるときがある。でも社員の声を直接聞き、彼らの仕事への課題（時には個人的なプライベートの課題も）を把握する事で、社員のフラストレーションをクリアにし、活気に満ちた組織にできる。”と彼は話しています。

7.  マリッサ・メイヤー（Yahoo, CEO）

– 全てのアイデアを徹底的に深掘りする

メイヤーは彼女の元に届いたどんな提案やアイデアも深くまで追求します。経営陣の元で働くプロダクトマネージャーやデザイナー達からのアイデアや戦略が毎日徹底的に審査・吟味されるのです。例えば、どうやってこの案は生み出されたのか？リサーチの方法は？どのように戦略の有益性を証明するのか？など、様々な角度からの質問で深掘りがされます。

8. フィル・リービン（Evernote, CEO）

– 社員を他部署の会議に参加させる

クラウド上のノートサービスを運用するスタートアップのエバーノートには『オフィサーレーニング』という名前の社内プロジェクトがあります。どんなプロジェクトかというと、会社の新しい側面やアイデアを発見する為に、社員が所属する部署以外の会議に参加するというものです。参加者はただ会議を見学するのではなく、何が社内で話されているかを吸収する為、発言も質問も積極的に行うとリービンは言います。

この会議の運営方法は、なんと原子力潜水艦で働く彼の友人の話がアイデアになっているそうです。潜水艦の船長になる為には船員全員の仕事内容を知る必要があり、リービンはこのマネジメント方法を会議の運営手法に取り入れているのです。

9. ジェフ・ベゾス（Amazon, CEO）

– 社員にあえて討論・議論をさせる

ベゾスは社会的な馴れ合いを嫌う人物として有名です。なぜなら、元々人は自ずと心地のよい意見や合意に偏ってしまい、イノベーティブなアイデアはそこから生まれにくいからです。馴れ合いを避ける考え方はAmazon社内の『リーダーシップの信条』というクレドにより強固な考え方となっています。その中には、”リーダーは反対されたとしても、例え不快に思っても、疲れ果てたとしても挑戦的な判断をする責任がある。リーダーは自信と粘り強さを持ち、社会的な馴れ合いに甘んじたり妥協はしない。一度決断をしたら、最後まで完全に実行をする。”とあるのです。

まとめ

どの経営者・会社の会議運営方法にも特徴と個性があり、会議は会社の考え方やミッションを映し出す鏡のようにも感じます。ただ共通点として、会議を決して無駄な時間にせず、運営方法をクリエイティブに考え抜いてミーティングを実施している点にあるのではないでしょうか。

Photo by Nguyen Hung Vu