米国企業への営業メール返信率を格段に高める7の方法

海外、特にアメリカの企業にアポや営業目的でメールを送ったことがある方はご存知だとは思うが、相手から返信を受け取るのが非常に難しい。こちらの常識では、メッセージの内容に興味が無いと返信しないのが一般的である。

日本のように律儀にお断りのメッセージを送る習慣が無い。従って、コネクションがあまり無い人や企業に対してメールベースでのやり取りには、かなりのコツとテクニックが必要とされる。

実に、世界中では平均で一日だけでも実に約1千億通のメールが飛び交っており、1ユーザー単位で見てみても、かなりの量を受け取っている事になる。

大量のメールの中に埋もれず、スパムと見なされず返信率を高めるにはメッセージの内容に相手のメリットを明確化する以外にも科学的に実証された下記の7つの方法がある。これらは、米国Yesware社が2014年の1月から3月に送信された営業メールに関するデータを分析した結果である。

1. メール送信のベストな時間帯は早朝か夜

送られてくるメールのが数が少ない方が見てもらえる、返信がもらえる可能性が高まる。従って、早朝 (6am-7am)、もしくは夜 (8pm)に受信されたメールは、返信率が比較的高い。

2. 週末送信は意外と効果的

月曜日から金曜日の平日の場合、統計的にはどの日に受け取ったとしても、返信率に大きな差は無い。しかし、実は週末に送られたメールは、開封率、返信率ともに平日よりも高いという結果になっている。

3. 件名には効果的な単語を選択する

メールを送る際の件名の長さは、返信率にはあまり影響しない。一方で、”campaign,” “steps,” “next”など、受信者に次の行動を促す特定のキーワードが件名に含まれている場合は返信率がアップする。自分自身がメールを受け取った時に返信したくなるような件名が一つの基準となる。

4. 受信者を複数にすると返信率がアップする

米国で1,000人のユーザーによって送信された50万通の営業メールを分析した結果によると、意外にも１人に送るよりも複数人に送る方が返信率がアップするという統計が出ている。これは恐らく他の人間が関わっていると、自分だけの判断で無視するわけには行かないという、集団行動における人間心理が働く為だと考えられる。

5. 受信者が2人の場合は、１人をCCに入れる

上記に関連し、受信者が2人の場合は、１人を”To:”に、もう１人を”CC:”に入れるのがよい。こうする事により、メッセージを受け取ったオーナーとオブザーバーがクリアになり、より行動を喚起する事が出来る。

また、CCに誰かが入っていると、より”正式”なメールにも見えてくる。具体的な統計では、2人両方を”To:”に入れた場合開封率:70.2%, 返信率:49.3%であったのに対して、１人を”CC:” に入れると、開封率:83.7%, 返信率:61.2%

6. 送信後、24時間以内に返信がない場合はもう一通送る

送信されたメールの91%が、平均で送信から24時間以内に開封される。返信される場合も、その多くが送信から1日以内である。従って、送信後24時間経っても返信がない場合は、もう一度送ってみるのもアリ。実は1通目で返信が無くても、2通目への返信確立は21%である。

7. LinkedInはOK, FacebookはNG

日本ではあまり一般的ではないが、ビジネスシーンにおいて面識の無い人に対して、LinkedInを利用してメッセージするケースはごく一般的である。差し出し人のプロフィールが分かるだけではなく共通のコネクション等、相手に安心感を与えるコンテンツが充実している。

一方で、Facebookを通じて仕事目的のメッセージを送るのはNG. 既に知っている相手であれば良いが、知らない人に対してFacebookからメッセージが来た場合は、かなりの確率で怪しまれるのでご注意。

備考: アメリカでのアポ取りは難易度が高い

冒頭でも説明したが、アメリカでは企業訪問などのアポ取りは非常に難しい。特に全くコネクションが無い人や会社に対していきなりメールを送っても、返信をもらえることの方が少ない。

英語でのメッセージの書き方や、商習慣にマッチしたクリアな表現方法など、日本と比べても異なる点が非常に多く難易度が高い。

その一方で、ちょっとした知り合いがいるだけでも、さくっと物事が進む事も少なくは無い。btrax社でも、日本企業の海外展開をサポートする際にご協力させて頂く機会が多い。それぞれの状況に合わせた具体的なご依頼、ご相談はこちらからお問い合わせ下さい。

筆者: Brandon K. Hill / CEO, btrax, Inc.

photo by Landin Hollis