英語プレゼンに使える！基本の構成と定番のフレーズとは？

以前のポスト「アメリカ型プレゼンの特徴 」ではアメリカのビジネスシーンに於けるプレゼンの5つの特徴と英語でのプレゼンのスタイルや心構えに関して説明しました。

アメリカではそれぞれのプレゼンターの”個性”によって内容が異なりますがそれでも定番とされる構成や決まり文句があります。

今回は実際にプレゼンを作成する際に知っておくと役立つ構成とフレーズをご紹介します。英語に苦手意識を持っている方でもこちらの基本的な内容を抑えるだけでクオリティーの高いプレゼンを提供する事が可能です。

プレゼンの構成とフレーズ

1. イントロ

アメリカでは自己紹介をする前に、簡単なイントロフレーズを使い、場を和ませるのが一般的です。これにより少しでもオーディエンスとの距離を縮めます。内容はプレゼンの機会を得られたとこに対する感謝と会場に来て頂いた方々への敬意を示すのが一般的です。

イントロフレーズ例:

• First of all, I’d like to thank you all for coming here today
• Good morning/afternoon/evening everyone. Thank you for coming today
• It’s very nice to be here.
• I am honored to be giving a presentation to you today.
• It’s a pleasure to be here today.

2. 自己紹介

前回の説明にもあったとおり、自己紹介は名前と会社名、役職とプレゼンの目的だけにとどめ、なるべく完結にする事が重要です。オーディエンスのアテンションを得る前に長いプロフィールや経歴の紹介は禁物です。

自己紹介フレーズ例:

• My name is 名前 and I am the 役職 at 会社名

もしオーディエンスがプレゼンターを既に知っている場合は:

• I think you all know me. Let me jump onto today’s presentation

自己紹介はいたってシンプルですので、難しい内容を説明する必要は一切ありません。口頭だけだと恐らくオーディエンスはその直後に忘れてしまうので、スライドには名前と写真と会社名程度は記載しておくと良いでしょう。

3. プレゼン全体の概要の説明

自己紹介が終わった所で、その日のプレゼンの概要を説明します。簡単な内容のアウトラインとプレゼンに費やすおおよその時間を説明し、質問はプレゼン中にも随時受け付けるか、最後にまとめて聞くかもお知らせします。

概要説明フレーズ例:

• My Talk will focus on three areas and will take about thirty minutes. Please feel free to interrupt me if you have a question.
• I’ve divided my talk into three parts. I plan to speak for about fifty minutes. I’ll be happy to answer your questions at the end of my talk.
• I’d briefly like to take you through today’s presentation.
• First, we’re going to …
• After that, we’ll be taking a look at …
• Once we’ve identified our challenges we will be able to …
• Finally, I’ll outline what …
• Please ask me questions at the end of each topic.

この時点で大まかな概要と所要時間を明確にしておく事によりオーディエンスに全体像をイメージさせ、安心を得る事が出来ます。オーディエンスに安心して聞いてもらう事により、より内容が伝わりやすくなります。

4. 現在の状況や問題の提起

ここからメインのプレゼン内容に入って行くのですが、オーディエンスからの”エンゲージ”を得る為に、彼らが日常生活で感じている状況や不便に思っている事等、馴染みのあるトピックを説明します。

状況提起フレーズ例:

• I’d like to begin by outlining our present situation.
• As you know …
• You may not know that …
• How many of you have ever experienced …
• Among that, how may of you think …
• Yesterday, when I was walking to my office, I saw …

この段階ではなるべく親しみやすいカジュアルな表現を使い、まるで友達に世間話をしているかのような雰囲気づくりを心がけましょう。エンゲージ獲得の肝はオーディエンスとの距離を作らない事です。”As you know”等の表現は、同じ知識の共有。また、質問から始めるスタイルは、オーディエンスからの状況提供を促す事で同胞意識を生成。そして、日常生活の1シーンを例に出す事で、状況をイメージしやすくします。

5. 解決策となる提案の説明

こちらでプレゼンのメインとなる提案部分の説明に入ります。前のセクションで提起した問題に対しての解決案を説明する事で、スムーズな展開を狙います。

解決案提案フレーズ例:

• Now, we have a solution for the problem.
• Today we’d like to offer our new product called …
• Our revolutionary product will solve the problem by providing …
• I am very excited to introduce our new service for making it possible to …
• From today, we do not have to worry about it because we have come up with the solution.

メインとなる商品やサービス、そして企画を説明する段階では、表現はなるべく大げさなぐらいが良いです。まさに世界を変えるアイディアであるがごとく自信を持って説明しましょう。

6. 具体的なバックアップデータの提示

上記で自信満々に表現した後は、それを裏付けるデータが必須です。分かりやすい数字やグラフを活用したスライドとともに、説得力のある情報を伝えます。

バックアップデータ紹介フレーズ例:

• As you can see from this graph representing …
• If you could just take a look at …
• Looking at X we can see that …

この辺は日本でも定番の”ご覧頂いている様に”の表現とともにスライドを紹介します。前回の説明でもあったとおり、こちらのスライドはなるべくシンプルに、重要なデータが分かりやすく伝わる様に作成します。

7. プレゼンの内容のまとめを説明

一通りプレゼンを行った所で、最後にまとめのページを作成し、要点となるポイントをおさらいします。重要な部分をオーディエンスに再度確認してもらうのが目的です。

まとめ紹介フレーズ例:

• Let me quickly summarize the principal points
• Let’s revisit what we have discussed today
• I’d like to quickly go over the main points of today’s topic
• Before we end, let me briefly recap what we have discussed here today.
• What we have looked at here today is…

まとめとなるこの部分では、大切な要点を箇条書きで表示します。プレゼン全体の集大成となるので、このスライド1枚でも伝いたい事が全て伝わるような内容にするのが理想的です。

8. 締めの一言

最後に、締めの言葉を伝えます。実はプレゼン全体ではここが一番重要な箇所です。この段階でオーディエンスから大きな拍手が得られるかどうかで、与える印象が大きく変わってきます。

締めの一言フレーズ例:

• I’d like to end now by thanking you for your attention
• Thank you all very much for taking the time to listen to this presentation.
• I think that’s about it. I’d like to thank you all for coming in today.

こちらの締めの一言と同時に、スライドには大きく”Thank You”と表示しましょう。オーディエンスに対して拍手するタイミングを知らせるのは、プレゼンターの最も重要な役割の一つです。

9. オーディエンスからの質問を受け付ける

プレゼン本編が全て終了した時点で、オーディエンスからの質問に答えます。Q&Aセッションで質問が少ないと淋しい雰囲気になってしまうので、なるべく質問のしやすい雰囲気作りが重要になります。

Q&Aスタート用フレーズ例:

• Now, I’d like to open it up for questions
• If you have any questions, I’d be happy to answer them now
• If you have any questions, I’ll be pleased to answer them now
• We have some time for questions and comments

アメリカではプレゼンの最後にQ&Aセッションがある事が非常に一般的で、オーディエンスも慣れている事から、非常に多くの質問が来る事が予想されます。時間的に答えられないケースもあるので、その場合は後日メールで受け付ける様にしても良いでしょう。その際はスライドに自身のメールアドレスやTwitterアカウントを表示しておくと親切です。

Extra. すぐに答えられない質問が来た時の対応

質問内容によっては、即座に答えが分からないケースや、プレゼンターの専門外の場合もあります。その場合はこちらのフレーズを活用して、後日答えるという様にしましょう。

答えられない質問対応用フレーズ例:

• That’s a good question. I’d like to get back to you via email as I do not know the answer right off the top of my head.
• I don’t think I can answer that question now. But I’ll find out for you later.
• Let me get back to you on that tomorrow.

アメリカでは一般的に答えられない質問が来たときも、”わからない”とは言わずに、後でお知らせする、とするのが良いとされます。プレゼンやQ&Aの際の”I don’t know”は禁句です。

筆者: Brandon K. Hill / CEO, btrax, Inc.