効果的なサンキューレターの書き方

お世話になった方に手書きの感謝の気持ちを送るサンキューレターは、アメリカでお礼を伝える手段としてとても一般的である。メールや電話で簡単にサンキューレターを送る人が増えているが、手紙ほど親近感のある心のこもった感謝の気持ちを伝える手段はない。

あなたの素直な感謝の気持ちを手書きのサンキューレターという形で特別な相手に送ってみてはいかがだろうか。

手書きのサンキューレターが届いたら誰でも素直にうれしいと感じるだろう。電話やメールよりも時間をかけて用意してくれた相手の誠意が手書きの字や慎重に選ばれたデザインのカードから伝わってくるからだ。

特にビジネスにおいて、自分が精一杯サポートしたお客さんなどから手書きのサンキューレターが届いたときには自分の費やした時間や努力が報われた思いになり、これからの仕事の励みにも繋がる。

人と人との距離を縮めるお礼の方法 – サンキューレター

お客さんからだけではなく、同じプロジェクトを成し遂げた仲間にサンキューレターを書くことも良いだろう。プロジェクトのチームリーダーがメンバー1人1人に対して時間と労力をプロジェクト成功のために頑張ってくれてありがとう、という感謝の気持ちを手紙にして伝えることで、メンバーとリーダーとの距離が縮まり、チーム全体により良い雰囲気をもたらしてくれる。

ビジネスにおいて人と人との繋がりが重要なのはどこの地域や文化圏でも同じだ。一緒にビジネスしたいと思う相手と知り合いになることから仕事が始まる例を紹介したい。

あなたはとある企業の社員です。事業開拓のため新規契約をA社と結ぶ営業の仕事がまわってきました。あなたはその社長に直接アプローチを仕掛ける方法を探っていくうちに、卒業した大学の先輩がその社長と友人であることに気がつきました。その先輩に自分を社長に紹介して欲しいとお願いし、社長は快く契約を受け入れたため良好なビジネス関係を築くことができました。

このようなケースのように、知り合いの紹介からビジネスが成功する可能性を想定し、必要な時に、友人、同僚、または顧客経由で紹介を受け、ビジネスに繋げられるような良好な関係性を構築しておく必要がある。

実際に紹介を請けた時にはどのような形でお礼をしたらよいだろうか。金品を渡すのは少し大げさ過ぎるだろう。そんな時は直接お礼を伝えるための手書きのサンキューレターを送るとよい。自分にとって相手が特別であることが伝わるサンキューレターを送ることで、また知り合いを紹介して欲しいときに快く受け入れてもらえるだろう。

上記のようなケースのお礼としてサンキューレターを送る場合の一例はこちら:

“Dear ___________,

When I received an order today from _______________, I was delighted to learn that you had referred them to me. Thank you so much for putting in a good word for me, and sending new clients my way. Each time you recommend my company, it’s a great compliment and very much appreciated.

Sincerely,

(YOUR NAME HERE)”

効果的なサンキューレターを書く為の3つのポイント

1. オーダーメイドのカードを用意する

サンキューレターを受け取ったとき最初に目に入るものはカードのデザインだ。このデザインによって貰い手のカードへの印象がほぼ決まる。より特別なカードを送りたいときには市販に売っている多種多様のすでにデザインされたカードのなかからひとつを選ぶよりも自分でデザインしたオリジナルのカードを用意しよう。

2. いつも丁寧な字でメッセージを書く

どんなに素敵なメッセージも丁寧な字で書かれていないものは心に響かない。自分は字が汚いと思っている人も丁寧に書くことを心がけてほしい。貰い手は字の美しさよりもどれだけ丁寧に書いたかが伝わる字に心うたれる。

書く際には相手に読みやすい黒または青のペンを使うとよい。遊び心をもってペンにこだわってみると書き手も読み手も楽しみが増えるだろう。

3. 伝えたい気持ちを短くまとめる

伝えたいことが詰まった短いメッセージは内容のない長いメッセージよりも心に残りやすい。メッセージを書く際には読み手が書き手のことを思い出しやすいよう、どのようにお世話になったのか、何に対してお礼を伝えたいのかしっかり書かれているとよい。お礼の気持ちは熱いうちに相手に伝えることで自分の相手に対する誠実さも伝わる。

手書きのサンキューレターを送ることはメールや電話よりも時間のかかる作業だが、その時間は無駄にはならない。なぜならサンキューレターをもらった人との新たな人間関係のつながりの時間に比べたら、比べることのできないくらい短い時間だからだ。

サンキューレターを送る際にはこれから始まる新たなつながりにわくわくしながら送ると楽しくなるだろう。